Dựa trên Nghị định số 118/2025/NĐ-CP và các thông tư hướng dẫn, hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính (TTHC) bị từ chối không tiếp nhận trong các trường hợp cụ thể sau đây:
1. Hồ sơ không thuộc thẩm quyền giải quyết
Cơ quan có thẩm quyền sẽ không tiếp nhận nếu TTHC đó không thuộc trách nhiệm giải quyết của đơn vị mình. Đối với hồ sơ nộp trực tuyến, nếu hệ thống phát hiện hồ sơ không thuộc thẩm quyền, cơ quan phải thông báo nêu rõ nội dung, lý do và hướng dẫn cụ thể để người dân gửi đến đúng nơi.
2. Hồ sơ chưa đầy đủ hoặc không đúng quy định
Đây là lý do phổ biến nhất dẫn đến việc từ chối tiếp nhận:
Hồ sơ chưa đúng quy định: Cán bộ tiếp nhận có quyền từ chối nếu hồ sơ không đáp ứng các yêu cầu về mặt pháp lý đã được công bố.Hồ sơ chưa đầy đủ: Khi kiểm tra, nếu thấy hồ sơ thiếu thành phần hoặc nội dung không chính xác, cán bộ phải hướng dẫn bổ sung (Mẫu số 02). Trường hợp tổ chức, cá nhân không hoàn thiện được hoặc từ chối bổ sung, cán bộ sẽ lập Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ (Mẫu số 03).Thông tin không thống nhất: Trường hợp thông tin trong hồ sơ giấy và dữ liệu trong các cơ sở dữ liệu quốc gia/chuyên ngành có sự không thống nhất mà người dân không thể giải trình hoặc điều chỉnh kịp thời.
3. Hồ sơ bị xác định "Không đủ điều kiện giải quyết" sau khi thẩm định
Có những trường hợp hồ sơ đã được tiếp nhận ban đầu nhưng sau khi cơ quan chuyên môn kiểm tra, thẩm định sâu mà phát hiện không đủ điều kiện giải quyết:
Cơ quan có thẩm quyền sẽ trả lại hồ sơ kèm theo thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do không giải quyết để gửi cho tổ chức, cá nhân qua Bộ phận Một cửa.Việc từ chối này cũng phải được lập thành phiếu và cập nhật trạng thái trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC.
4. Quá thời hạn hoàn thiện hồ sơ (Dừng hồ sơ)
Mặc dù đây là trạng thái "dừng", nhưng về bản chất là một hình thức kết thúc việc tiếp nhận giải quyết:
Nếu sau 15 ngày kể từ khi có thông báo yêu cầu bổ sung/hoàn thiện mà người dân, doanh nghiệp không thực hiện, cán bộ sẽ thực hiện dừng hồ sơ trên hệ thống và kết thúc quy trình.
